DSGVO-konforme Software: Der vollständige Leitfaden für 2026

Seit dem Urteil Schrems II, das 2020 den EU-US Privacy Shield für ungültig erklärt hat, birgt jedes Tool, das personenbezogene Daten auf US-Server überträgt, rechtliche Risiken für europäische Unternehmen. Das EU-US Data Privacy Framework (2023) bietet einige Erleichterungen, aber die DSB in Österreich und die CNIL in Frankreich haben weiterhin Durchsetzungsmaßnahmen gegen US-Datenübertragungen bis 2025 ergriffen. Die DSGVO-Bußgelder haben mittlerweile 5,8 Milliarden Euro überschritten bei über 2.245 Durchsetzungsmaßnahmen.

Die einfache Lösung: Verwenden Sie Software, die in Europa entwickelt und gehostet wird.

Dieser Leitfaden behandelt die besten DSGVO-konformen Tools in jeder wichtigen Softwarekategorie. Für jedes Tool listen wir das Herkunftsland, das Verschlüsselungsmodell und was es zu einer echten Alternative macht.

Was bedeutet DSGVO-konform?

DSGVO-konform bedeutet, dass ein Softwareanbieter alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung erfüllt — einschließlich rechtmäßiger Datenverarbeitung, transparenter Datenschutzrichtlinien, ordnungsgemäßer Einwilligungsmechanismen und, entscheidend, der Aufbewahrung personenbezogener Daten unter EU-Recht. Nicht jedes Tool, das „DSGVO-Konformität“ beansprucht, erfüllt diese tatsächlich. Hier sind die Kriterien, auf die Sie achten sollten:

Datenresidenz — Wo sind die Server physisch angesiedelt? In der EU gehostet bedeutet, dass Ihre Daten unter EU-Recht bleiben. Dies ist der wichtigste Faktor.

Datenverarbeitungsverträge (DPA) — Der Anbieter sollte einen klaren DPA anbieten, der beschreibt, wie er personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Dies ist eine rechtliche Anforderung gemäß Artikel 28 der DSGVO.

Verschlüsselung — Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass selbst der Dienstanbieter nicht auf Ihre Daten zugreifen kann. Suchen Sie mindestens nach Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung.

Keine Übertragungen in Drittländer — Wenn der Anbieter Subunternehmer außerhalb der EU/EEA einsetzt, können Ihre Daten dennoch Europa verlassen. Überprüfen Sie deren Liste der Subunternehmer.

Transparenz — Open-Source-Software ermöglicht es Ihnen, Datenschutzansprüche zu überprüfen. Selbst bei proprietären Tools sollten Sie nach veröffentlichten Sicherheitsprüfungen und klaren Datenschutzrichtlinien suchen.

Die folgenden Tools erfüllen diese Kriterien. Die meisten haben ihren Hauptsitz in EU/EEA-Ländern oder der Schweiz, speichern Daten ausschließlich in Europa und bieten ordnungsgemäße DPAs an.

DSGVO-konforme E-Mail-Dienste

E-Mail ist oft der erste Schritt beim Aufbau eines konformen Tech-Stacks — sie betrifft jeden Teil Ihrer Organisation und enthält einige Ihrer sensibelsten Kommunikationen.

Proton Mail (Schweiz) ist der Goldstandard für datenschutzfreundliche E-Mails. Standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Open Source und mit Sitz in Genf. Ihr kostenloses Angebot ist großzügig genug für die persönliche Nutzung, mit Geschäftstarifen zu angemessenen Preisen.

Tuta Mail (Deutschland) bietet ein ähnliches Maß an Verschlüsselung mit Servern, die ausschließlich in Deutschland stehen. Ihre Zero-Knowledge-Architektur bedeutet, dass selbst Tuta Ihre E-Mails nicht lesen kann.

Mailfence (Belgien) bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zusammen mit einer vollständigen Suite von Produktivitätswerkzeugen — Kalender, Kontakte, Dokumente und Gruppen. Eine solide Wahl für kleine Teams, die eine All-in-One-Lösung wünschen.

Posteo (Deutschland) hebt sich durch sein Engagement für Nachhaltigkeit hervor — betrieben mit 100 % erneuerbarer Energie. Anonyme Anmeldung ist möglich, und sie akzeptieren Barzahlungen für maximalen Datenschutz.

Für E-Mail-Marketing speziell bieten Brevo (Frankreich) und rapidmail DSGVO-konforme Alternativen zu Mailchimp mit EU-Datenhosting.

DSGVO-konformer Cloud-Speicher

Dateien in der Cloud zu speichern, ist gängige Praxis, aber wo diese Dateien gespeichert werden, ist unter der DSGVO von enormer Bedeutung. US-Anbieter wie Dropbox und Google Drive unterliegen dem CLOUD Act, der sie zwingen kann, Daten an US-Behörden weiterzugeben — selbst Daten, die auf EU-Servern gespeichert sind.

Nextcloud (Deutschland) ist die flexibelste Option. Selbst gehostet oder verwaltet, gibt es Ihnen die vollständige Kontrolle darüber, wo Ihre Daten gespeichert werden. Es ist Open Source, erweiterbar und wird von der deutschen Bundesregierung genutzt.

Tresorit (Schweiz) konzentriert sich auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die gemeinsame Nutzung von Geschäftsdaten. Zero-Knowledge-Verschlüsselung bedeutet, dass selbst Tresorit nicht auf Ihre Dateien zugreifen kann. Beliebt bei Anwaltskanzleien und Gesundheitsorganisationen.

pCloud (Schweiz) bietet Lebenszeitpläne an — einmal bezahlen, für immer nutzen. Ihre optionale pCloud-Verschlüsselungsfunktion fügt clientseitige Verschlüsselung für Ihre sensibelsten Dateien hinzu.

Infomaniak kDrive (Schweiz) integriert Cloud-Speicher mit einer Online-Office-Suite. Eine starke Alternative zu Google Workspace für Teams, die alles unter einem Schweizer Dach haben möchten.

Internxt (Spanien) ist ein neuerer Anbieter mit Fokus auf Zero-Knowledge-Verschlüsselung und Open-Source-Transparenz. Ihr kostenloser 10-GB-Plan macht es einfach, es auszuprobieren.

DSGVO-konforme CRM-Tools

Kundendaten gehören zu den sensibelsten Informationen, mit denen Ihr Unternehmen umgeht. Ihr CRM enthält Namen, E-Mails, Telefonnummern, Kaufhistorie und Kommunikationsprotokolle — all dies fällt eindeutig unter die Definition personenbezogener Daten der DSGVO.

Pipedrive (Estland) ist für Vertriebsteams konzipiert. Mit Hauptsitz in der EU und Rechenzentren in Europa bietet es eine saubere Benutzeroberfläche und ein starkes Pipeline-Management ohne die Komplexität von Salesforce.

SuperOffice (Norwegen) bedient europäische Unternehmen seit über 30 Jahren. Ihr CRM ist von Grund auf mit Blick auf den europäischen Datenschutz entwickelt.

EspoCRM (Tschechische Republik) ist Open Source und selbst hostbar, sodass Sie die volle Kontrolle über Ihre Kundendaten haben. Keine Lizenzgebühren, keine Daten verlassen Ihre Infrastruktur.

Teamleader (Belgien) kombiniert CRM mit Projektmanagement und Rechnungsstellung — ideal für europäische KMUs, die ein All-in-One-Geschäftstool wünschen.

DSGVO-konforme Analyse-Tools

Web-Analyse war eine der ersten Kategorien, die durch die Durchsetzung der DSGVO gestört wurde. Mehrere EU-Datenschutzbehörden haben Google Analytics als nicht konform eingestuft, wobei Österreich, Frankreich, Italien und Dänemark alle formelle Entscheidungen gegen es getroffen haben.

Plausible (Estland) ist leichtgewichtig, Open Source und cookie-frei. Es erhebt keinerlei personenbezogene Daten, was bedeutet, dass Sie nicht einmal ein Cookie-Zustimmungsbanner benötigen. Unter 1 KB Skriptgröße.

Pirsch (Deutschland) verfolgt einen Datenschutz-orientierten Ansatz mit einem einfachen Dashboard und ohne Cookies. Besonders beliebt bei SaaS-Unternehmen und Indie-Entwicklern.

Simple Analytics (Niederlande) hält, was der Name verspricht — saubere, minimalistische Analysen, die die Privatsphäre der Besucher respektieren. Alle Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet.

Piwik PRO (Polen) ist für Unternehmen konzipiert, die fortschrittliche Analysen mit integriertem Einwilligungsmanagement benötigen. Es wird von Organisationen in stark regulierten Branchen genutzt.

DSGVO-konformes Projektmanagement

Zusammenarbeitstools enthalten interne Kommunikationen, Projektpläne, Kundeninformationen und Dateianhänge — all dies stellt personenbezogene oder geschäftssensible Daten unter der DSGVO dar.

OpenProject (Deutschland) ist ein Open-Source-Projektmanagement-Tool mit Gantt-Diagrammen, agilen Boards und Zeiterfassung. Selbst gehostet oder in ihrer EU-Cloud genutzt. Beliebt bei öffentlichen Organisationen.

MeisterTask (Deutschland) bietet Kanban-ähnliches Aufgabenmanagement mit einer polierten Benutzeroberfläche. Integriert mit MindMeister für Brainstorming-Workflows. Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert.

Stackfield (Deutschland) kombiniert Projektmanagement mit Teamkommunikation, alles Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Eines der wenigen Tools, das nicht nur Nachrichten, sondern auch Dateien, Aufgaben und Kalendereinträge verschlüsselt.

Zenkit (Deutschland) bietet flexible Projektansichten — Kanban, Liste, Tabelle, Kalender und Mindmap — mit EU-Datenhosting und einem großzügigen kostenlosen Tarif.

Teamwork (Irland) bietet vollständiges Projektmanagement mit Zeiterfassung, Ressourcenmanagement und Funktionen zur Zusammenarbeit mit Kunden. Hauptsitz in der EU mit europäischen Rechenzentren.

DSGVO-konforme Videokonferenzen

Videokonferenzen beinhalten oft das Teilen von Bildschirmen mit sensiblen Dokumenten, das Aufzeichnen von Meetings und die Verarbeitung biometrischer Daten (Gesicht und Stimme). Die DSGVO-Konformität ist hier wichtiger, als die meisten Menschen realisieren.

Whereby (Norwegen) läuft vollständig im Browser — keine Downloads erforderlich. Ihre Meetings sind verschlüsselt, und sie bieten DSGVO-konforme Aufzeichnungen mit EU-Datenlagerung an.

Livestorm (Frankreich) ist für Webinare und virtuelle Veranstaltungen konzipiert. In der EU gehostet mit starken Compliance-Nachweisen, wird es von Unternehmen wie Shopify und Front für ihre europäischen Zielgruppen genutzt.

Infomaniak kMeet (Schweiz) bietet kostenlose, unbegrenzte Videokonferenzen ohne erforderliches Konto. Basierend auf Jitsi-Technologie, gehostet in Schweizer Rechenzentren.

DSGVO-konforme Messaging-Apps

Die interne Teamkommunikation enthält oft vertrauliche Geschäftsinformationen, personenbezogene Daten über Mitarbeiter und Kunden sowie sensible strategische Diskussionen.

Threema (Schweiz) ist vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt und kann ohne Angabe einer Telefonnummer oder E-Mail verwendet werden. Ihr Produkt Threema Work ist speziell für den geschäftlichen Einsatz mit MDM-Integration konzipiert.

Wire (Schweiz/Deutschland) bietet Ende-zu-Ende-verschlüsseltes Messaging, Anrufe und Dateifreigabe für Teams. Open Source und unabhängig geprüft. Die Betriebstätigkeiten sind in Zug, Schweiz, angesiedelt, mit Entwicklung in Berlin. Wird von Regierungen und Unternehmen mit strengen Sicherheitsanforderungen genutzt.

Element (Vereinigtes Königreich) basiert auf dem Matrix-Protokoll — einem offenen, dezentralen Kommunikationsstandard. Hoste Ihren eigenen Server für vollständige Datensouveränität oder nutzen Sie ihre in der EU gehostete Cloud.

Stackfield (Deutschland) kombiniert, wie oben erwähnt, Messaging mit Projektmanagement, alles mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und deutschem Datenhosting.

So auditieren Sie Ihren aktuellen Tech-Stack

Alles auf einmal umzuschalten, ist nicht realistisch. Hier ist ein praktischer Ansatz zur Überprüfung und Migration Ihres Tech-Stacks:

Schritt 1: Inventarisieren Sie Ihre Tools. Listen Sie jedes SaaS-Produkt auf, das Ihre Organisation verwendet. Schließen Sie Tools ein, die von einzelnen Teams verwendet werden, die möglicherweise nicht zentral verwaltet werden (Shadow IT).

Schritt 2: Klassifizieren Sie nach Datenempfindlichkeit. Welche Tools verarbeiten personenbezogene Daten? Welche behandeln sensible Kategorien (Gesundheitsdaten, Finanzinformationen, Daten von Kindern)? Priorisieren Sie diese für die Migration.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Datenresidenz. Bestimmen Sie für jedes Tool, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden. Überprüfen Sie deren Listen der Subunternehmer — selbst ein in der EU ansässiges Unternehmen kann US-basierte Subunternehmer einsetzen.

Schritt 4: Bewerten Sie die DPAs. Überprüfen Sie den Datenverarbeitungsvertrag für jedes Tool. Ist er umfassend? Gibt er klar den Speicherort der Daten, die Verarbeitungszwecke und Ihre Rechte als Datenverantwortlicher an?

Schritt 5: Priorisieren Sie die Migration. Beginnen Sie mit den Tools, die die meisten personenbezogenen Daten verarbeiten und die klarsten EU-Alternativen haben. E-Mail, Cloud-Speicher und Analysen sind typischerweise die Wechsel mit dem größten Einfluss.

Schritt 6: Planen Sie den Zeitrahmen. Lassen Sie 2-4 Wochen für die Migration jedes wichtigen Tools einplanen. Die meisten EU-Alternativen bieten Importwerkzeuge und Migrationsleitfäden an, um den Wechsel zu erleichtern. Überprüfen Sie unsere Wechselanleitungen für Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

Wo anfangen

Wenn Sie heute drei Dinge migrieren, machen Sie es zu E-Mail, Cloud-Speicher und Analysen. Diese verarbeiten die meisten personenbezogenen Daten und haben die ausgereiftesten EU-Alternativen. Lassen Sie 2-4 Wochen für jede Migration einplanen und verwenden Sie die oben genannten Audit-Schritte, um den Rest Ihres Stacks zu priorisieren.

Durchstöbern Sie unser vollständiges Verzeichnis der EU-Alternativen oder die interaktive EU-Tech-Karte, um DSGVO-konforme Ersatzlösungen für jedes Tool in Ihrem Stack zu finden.